On May 4th, 2020, at Foreign Trade University – Ho Chi Minh City Campus, the campus Acceptance Council held an official acceptance meeting of the scientific research project on “The assessment of the employees’ English proficiency at TMT Food Co., Ltd: Reality and solutions” conducted by Dr. Nguyen Thanh Lan and  his research team.

Attending the official acceptance meeting were Prof. Dr Nguyen Xuan Minh, Chairman of the Acceptance Council and many scientists in the Council of Project Assessment.

At the official acceptance meeting of the project, the Acceptance Council assessed and clarified the theoretical and practical issues on assessment of the employees’ English proficiency at TMT Food Co., Ltd. In addition, the Acceptance Council also provided some objective feedbacks and orientations for the research team to complete the research report and develop more intensive research directions.

Thực hiện theo Quyết  định số 625/QĐ-ĐHNT ngày 17/4/2020 về việc thành lập Hội đồng nghiệm thu chính thức đề tài NCKH cấp Cơ sở của Trường Đại học Ngoại thương, ngày 04/5/2020, Trường Đại học Ngoại thương – Cơ sở II tại TP. HCM tổ chức nghiệm thu chính thức đề tài NCKH cấp Cơ sở “Đánh giá năng lực tiếng Anh của nhân sự tại Công ty TMT Food Co., Ltd.: Thực trạng và giải pháp.”, Mã số: NTDN 2019-03 do TS Nguyễn Thành Lân làm chủ nhiệm đề tài.

Tham gia hội đồng nghiệm thu có các giảng viên, nhà khoa học: PGS, TS Nguyễn Xuân Minh (Chủ tịch Hội đồng), TS Phạm Hùng Cường (Ủy viên – Thư ký), PGS,TS Nguyễn Thị Thu Hà (Ủy viên – Phản biện), Bà Đặng Thị Uyên Linh (Ủy viên – Phản biện), TS Trần Quốc Trung (Ủy viên).

Trong buổi nghiệm thu, Hội đồng ghi nhận những kết quả nghiên cứu mà nhóm đã đạt được. Trên cơ sở số liệu và dữ liệu thu thập được về năng lực tiếng Anh của nhân sự của Công ty TMT Food Co., Ltd. đề tài đã phân tích và đánh giá được thực trạng về năng lực tiếng Anh của nhân sự tại công ty này ở hai kỹ năng: Giao tiếp nghe nói và giao tiếp qua thư tín thương mại.  Từ thực trạng năng lực tiếng Anh của nhân sự hiện tại, đề tài đã đưa ra một số giải pháp khả thi giúp cho công ty này áp dụng trong công tác tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự về năng lực tiếng Anh ở hai kỹ năng nói trên. Cụ thể hơn, công ty cần xây dựng kế hoạch phát triển năng lực tiếng Anh và thực hiện công tác quản trị nhân sự về năng lực tiếng Anh nhằm giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh và đẩy mạnh hiệu quả kinh tế trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.

Bên cạnh đó, các thành viên của Hội đồng nghiệm thu đã thẳng thắn đưa ra những nhận xét, những ý kiến phản biện mang tính xây dựng để nhóm nghiên cứu hoàn chỉnh báo cáo kết quả nghiên cứu của đề tài. Sau đây là hình ành của buổi nghiệm thu:

In the morning of May 4th, 2020, at Foreign Trade University – Ho Chi Minh City Campus, the campus Acceptance Council held an official acceptance meeting of the scientific research project on “Deploying quality assurance activities at Foreign Trade University – Ho Chi Minh City Campus to meet international integration requirements: Reality and solutions” conducted by MA Tran Quoc Dat and  his research team.

Attending the official acceptance meeting were Prof. Dr Nguyen Xuan Minh, Chairman of the Acceptance Council and many scientists in the Council of Project Assessment.

At the official acceptance meeting of the project, the Acceptance Council assessed and clarified the theoretical and practical issues on deploying quality assurance activities at Foreign Trade University – Ho Chi Minh City Campus. In addition, the Acceptance Council also provided some objective feedbacks and orientations for the research team to complete the research report and develop more intensive research directions.

Thực hiện theo Quyết định 622/QĐ-ĐHNT ngày 17/4/2020 về việc thành lập Hội đồng nghiệm thu chính thức đề tài NCKH cấp Cơ sở năm 2019 do doanh nghiệp đặt hàng của Trường Đại học Ngoại thương, ngày 04/5/2020 Trường Đại học Ngoại thương – Cơ sở II tại TP. HCM đã tổ chức nghiệm thu chính thức đề tài NCKH cấp Cơ sở năm 2019 do doanh nghiệp đặt hàng “Triển khai hoạt động đảm bảo chất lượng tại Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại TP. HCM đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế: Thực trạng và giải pháp”, mã số NTDN2019-02 do ThS Trần Quốc Đạt làm chủ nhiệm đề tài.

Tham gia hội đồng nghiệm thu có các nhà khoa học trong và ngoài trường: PGS, TS Nguyễn Xuân Minh (Chủ tịch Hội đồng), TS Trần Quốc Trung (Ủy viên – Phản biện), Ông Thái Quang Nguyên Bảo (Ủy viên – Phản biện), PGS, TS Nguyễn Thị Thu Hà (Ủy viên), ThS Mai Hạnh Nguyên (Ủy viên – Thư ký).

Trong buổi nghiệm thu, Hội đồng đánh giá cao nỗ lực của nhóm nghiên cứu thể hiện qua những kết quả đã đạt được, cụ thể như đề tài đã hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết về đảm bảo chất lượng giáo dục, các khuynh hướng trên thế giới và các tiêu chuẩn kiểm định chất lượng hiện hành được áp dụng tại Việt Nam nói chung và tại Trường Đại học Ngoại thương nói riêng. Đề tài đã phân tích và đánh giá hoạt động đảm bảo chất lượng tại Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại TP. HCM (giai đoạn 2015-2019). Đồng thời, đề tài đã khái quát một số phương hướng và đề xuất các giải pháp triển khai hoạt động đảm bảo chất lượng tại Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại TP. HCM đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế.

Bên cạnh đó, các thành viên của Hội đồng nghiệm thu đã đưa ra những nhận xét, những ý kiến phản biện khách quan để nhóm nghiên cứu hoàn chỉnh báo cáo kết quả nghiên cứu của đề tài và phát triển các hướng nghiên cứu chuyên sâu hơn. Sau đây là hình ảnh của buổi nghiệm thu:

Toàn cầu hóa và hội nhập đang là xu hướng phát triển chủ yếu trong các quan hệ quốc tế trên tất cả các phương diện, đặc biệt là lĩnh vực kinh tế, thông qua các cam kết, các hiệp định (AEC, FTA, CPTPP). Xuất khẩu tăng được xem là yếu tố quan trọng để tạo việc làm. Bên cạnh đó, đầu tư trực tiếp từ nước ngoài vào Việt Nam cũng sẽ góp phần thay đổi bộ mặt kinh tế và tạo ra hàng triệu công ăn việc làm.

Nhằm nâng cao chất lượng lao động của nguồn nhân lực Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế, Trường Đại học Ngoại thương tổ chức Hội thảo khoa học cấp trường với chủ đề “Nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng sự hội nhập khu vực ASEAN và thế giới của thị trường lao động Việt Nam” tại Cơ sở II tại TP. Hồ Chí Minh vào sáng ngày 02 tháng 12 năm 2019.

Đến tham dự hội thảo, về phía Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại TP. Hồ Chí Minh có PGS, TS Nguyễn Thị Thu Hà – Phó Bí thư Đảng bộ Bộ phận Cơ sở II, Phó Giám đốc Cơ sở II cùng toàn thể giảng viên Cơ sở II tham dự.

Hội thảo đã được sự hưởng ứng, tham gia nhiệt tình của đông đảo các nhà khoa học, các cán bộ, giảng viên trong trường và các trường đại học uy tín trong cả nước. Các bài viết đã đề cập đến nhiều khía cạnh của chất lượng nguồn nhân lực Việt Nam. Các bài viết thể hiện sự phong phú và đa dạng từ nội dung đến đặt vấn đề, phương pháp nghiên cứu và giải quyết vấn đề. Nội dung các bài viết xoay quanh các chủ đề như tỷ lệ lao động trong độ tuổi đã qua đào tạo còn thấp, thiếu hụt lao động có tay nghề cao,… chưa đáp ứng được nhu cầu của thị trường lao động và hội nhập, các trường đại học chuẩn hóa chất lượng giáo dục đại học,… và những vấn đề khác có liên quan.

Với nhiều hoạt động diễn ra trong thời gian gần 2 giờ, Hội thảo đã diễn ra thành công tốt đẹp. Ban Tổ chức tin rằng Hội thảo khoa học cấp Trường với chủ đề “Nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng sự hội nhập khu vực ASEAN và thế giới của thị trường lao động Việt Nam” sẽ mang lại cơ hội quý báu để giao lưu, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm từ góc độ khoa học và góc độ quản lý, góp phần giúp các doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh và quản trị của mình trong điều kiện hội nhập và cạnh tranh toàn cầu.

Sau đây là hình ảnh của Hội thảo:

Vào ngày 18/11/2019, nhóm triển khai nhiệm vụ khoa học công nghệ quốc gia “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” của Trường Đại học Ngoại thương do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm nhiệm vụ đã tổ chức tổng kết kết quả thực hiện nhiệm vụ này tại Cơ sở II tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Ngày 21/5/2010, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 712/QĐ-TTg về việc phê duyệt Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”, trong đó nêu rõ quan điểm xây dựng chương trình, mục tiêu và nhiệm vụ của chương trình, các dự án thuộc chương trình, giải pháp tổ chức thực hiện và trách nhiệm của đơn vị liên quan đến chương trình. Tiếp đó, năm 2012, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 225/QĐ-TTg về việc phê duyệt Dự án “Thúc đẩy hoạt động năng suất và chất lượng” thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” với mục tiêu đào tạo, xây dựng và chuyển giao các công cụ cải tiến năng suất và chất lượng.

Kết quả khảo sát của Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế – Trường Đại học Ngoại thương cho thấy các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam thường gặp phải ba vấn đề lớn bao gồm: (1) mục tiêu kinh doanh không tương thích với các nguồn lực hiện có, (2) mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp không tương thích với mục tiêu của nhân viên, và (3) thiếu các công cụ để kiểm soát hành động và đánh giá hiệu quả công việc, từ đó xây dựng chính sách lương thưởng cho phù hợp. Các vấn đề này có thể được khắc phục đáng kể bằng công cụ KPI. KPI là chỉ số hoạt động chính đánh giá thực hiện công việc hay còn gọi là các chỉ số cốt yếu đánh giá hiệu suất công việc, các chỉ số trọng yếu đo lường hiệu quả hoạt động hoặc cũng có thể được gọi là các chỉ số trọng yếu đánh giá hiệu quả hoạt động tổng thể hoặc một hoạt động cụ thể nào đó. KPI được đánh giá là công cụ hữu hiệu hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết đồng bộ các vấn đề trên thông qua việc thiết lập hệ thống cân bằng các mục tiêu kinh doanh ở bốn góc độ: tài chính, khách hàng, hoạt động kinh doanh và năng lực học hỏi phát triển; phân bổ các mục tiêu này tới bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp, dựa vào đó hình thành nên các chỉ số để kiểm soát và đo lường kết quả công việc của nhân viên. Tại Việt Nam, mặc dù một số doanh nghiệp lớn đã triển khai KPI thành công như Tập đoàn FPT, Tổng Công ty Viễn thông Việt Nam (VNPT), Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam (VICEM), Tập đoàn Phú Thái, Ngân hàng Thương mại Cổ phần (TMCP) Công thương Việt Nam (VietinBank), Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Techcombank), Ngân hàng TMCP Hàng Hải (Maritime Bank)… Tuy nhiên, nhưng công cụ này vẫn còn khá mới mẻ với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặt khác, với sự giới hạn về kiến thức quản trị, sự khác biệt về văn hóa kinh doanh so với các tổ chức, doanh nghiệp phương Tây, nhiều doanh nghiệp đã triển khai ứng dụng KPI nhưng chưa đạt được kết quả thành công như mong đợi. Xuất phát từ thực tế này, nhóm nghiên cứu của Trường Đại học Ngoại thương đã quyết định đăng ký chủ trì thực hiện nhiệm vụ khoa học công nghệ “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh chủ nhiệm.

Nội dung chính của Nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” bao gồm 3 hợp phần và đã được thực hiện tuần tự theo thời gian đó là: (1) Phổ biến, hướng dẫn áp dụng và chia sẻ kinh nghiệm áp dụng KPI cho 500 tổ chức, doanh nghiệp được thông qua các hội nghị, hội thảo tại các địa phương; (2) Đào tạo ứng dụng KPI cho 90 tổ chức, doanh nghiệp tham gia khóa đào tạo tại các tỉnh/thành và (3) Trực tiếp hướng dẫn xây dựng và áp dụng thành công KPI cho 30 tổ chức, doanh nghiệp trong số các tổ chức, doanh nghiệp ở 3 miền Bắc, miền Trung và miền Nam phân bổ ở 5 nhóm ngành (Công nghiệp chế biến, chế tạo; Xây dựng; Bán buôn và bán lẻ; Hoạt động chuyên môn và khoa học công nghệ; Giáo dục và đào tạo).

Các tổ chức, doanh nghiệp tham dự hội thảo đã nắm bắt và hiểu rõ những kiến thức cốt lõi về KPI; mối quan hệ giữa BSC và KPI trong việc xác định mục tiêu chiến lược; hệ thống mục tiêu trong tổ chức, doanh nghiệp; lợi ích của doanh nghiệp khi xây dựng thành công hệ thống KPI; các công cụ trong quá trình triển khai KPI; cách thức áp dụng công cụ KPI dành cho tổ chức, doanh nghiệp và cách thức, lộ trình chuẩn bị các điều kiện để áp dụng thành công KPI. Mặt khác, các hội thảo đã thực sự là diễn đàn để doanh nghiệp chia sẻ kinh nghiệm, học tập kinh nghiệm về thành công và khó khăn khi áp dụng KPI vào tổ chức, doanh nghiệp với các đơn vị khác cùng tham dự hội thảo và với nhóm nghiên cứu. Từ đó, các doanh nghiệp đã được nhóm nghiên cứu tư vấn cách xử lý các vấn đề khó khăn đã gặp trong quá trình triển khai áp dụng KPI và các kênh liên lạc, trao đổi này tiếp tục được duy trì sau khi kết thúc hội thảo. Sau khi tham gia các hội thảo/nghị phổ biến, hướng dẫn áp dụng và chia sẻ kinh nghiệm áp dụng KPI, đại diện các doanh nghiệp đã nắm được những kiến thức cơ bản và nhận thức tương đối rõ ràng những lợi ích của hệ thống KPI mang lại. Kết quả khảo sát sau các hội thảo/hội nghị cho thấy trên 95% doanh nghiệp tham gia có phản hồi tích cực. Tỷ lệ đại diện doanh nghiệp lựa chọn mức “Hoàn toàn đồng ý” và “Đồng ý” đối với đánh giá “Chương trình hội thảo/hội nghị hấp dẫn” là 97,4%. Con số này đối với các đánh giá “Kiến thức về KPI được trình bày là bổ ích” và “Các kinh nghiệm triển khai KPI thiết thực” lần lượt là 96,2% và 95%. Tỷ lệ cá ý kiến phản hồi “Hoàn toàn không đồng ý” và “Không đồng ý” ở mức rất thấp, từ 0,4% đến 0,6%.

Bảng 1. Đánh giá của đại diện 500 doanh nghiệp tham gia hội thảo/hội nghị phổ biến, hướng dẫn áp dụng và chia sẻ kinh nghiệm áp dụng KPI

Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu

Các tổ chức, doanh nghiệp tham dự chương trình đào tạo đã được truyền đạt và hướng dẫn một số công cụ cần thiết để xây dựng KPI; nguyên lý và phương pháp xây dựng bản đồ chiến lược cho dơn vị; công cụ phân bổ mục tiêu KPI xuống bộ phận bằng ma trận chức năng; các bước triển KPI cấp phòng/ban; xây dựng KPI cá nhân và phương pháp đánh giá KPI; hệ thống báo cáo và đánh giá KPI… Đồng thời, đại diện doanh nghiệp đã trao đổi chuyên sâu với Nhóm nghiên cứu về cách thức triển khai KPI hiệu quả, cách tháo gỡ các khó khăn thường gặp, cách thức vận hành của đội ngũ nhân sự trực tiếp triển khai KPI tại đơn vị.

Bảng 2. Mức độ tiếp thu và vận dụng kiến thức về KPI ở 90 doanh nghiệp được đào tạo và 30 doanh nghiệp được đào tạo, tư vấn

Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu

Về mức độ tiếp thu và vận dụng kiến thức về KPI, nhóm nghiên cứu sử dụng Thang Bloom tu chỉnh (Bloom’s Revised Taxonomy) để đánh giá theo 6 cấp độ: nhớ, hiểu, vận dung, phân tích, đánh giá và sáng tạo. Mục tiêu đặt ra đối với 90 doanh nghiệp được đào tạo đó là đạt yêu cầu ở 4 mức độ đầu tiên. Kết quả đánh giá sau chương trình đào tạo cho thấy có 100% doanh nghiệp đạt yêu cầu ở cả 4 mức độ và tỷ lệ doanh nghiệp đạt mức 5 và 6 cũng khá cao. Có đến 84,4% người tham gia đạt mức độ 5 “có khả năng so sánh, đánh giá hệ thống chỉ tiêu KPI để điều chỉnh cho phù hợp” và 65,6% đạt mức 6 “có khả năng tạo lập các chỉ tiêu KPI mới phù hợp với thực tế doanh nghiệp”.

Bảng 3. Đánh giá của 30 doanh nghiệp về những lợi ích đạt được sau khi được đào tạo, tư vấn triển khai KPI

Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu

Kết quả khảo sát đánh giá của 30 doanh nghiệp về những lợi ích đạt được sau khi được đào tạo, tư vấn triển khai KPI thành công cho thấy các lợi ích do KPI mang lại cho doanh nghiệp đều được từ 90% doanh nghiệp trở lên đánh giá ở mức “Cao” và “Rất cao”. Trong đó, ba lợi ích là “Cụ thể hóa mục tiêu chiến lược”, “Đo lường tốt kết quả kinh doanh” và “Nâng cao hiệu quả tài chính” có tỷ lệ số doanh nghiệp cho mức đánh giá “Rất cao” nhiều nhất với 80%. Bên cạnh đó, các lợi ích bao gồm “Đo lường tốt kết quả kinh doanh”, “Cải thiện quá trình ra quyết định”, “Nâng cao hiệu quả tài chính” và “Cải thiện sự hài lòng của khách hàng” đều được 100% doanh nghiệp đánh giá ở mức “Cao” và Rất cao”. Mức độ đánh giá thấp nhất là ở mức “Bình thường”, không có doanh nghiệp nào lựa chọn mức “Thấp” và “Rất thấp”.

Ảnh: Phước Đức

Kết quả nghiên cứu này sẽ góp phần lan tỏa một công cụ quản trị hiện đại. Khi nhiều tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng KPI thành công thì năng suất lao động của doanh nghiệp, từng ngành và cả nước sẽ tăng lên. Từ đó, tăng trưởng kinh tế sẽ có tốc độ cao hơn, chất lượng tăng trưởng được cải thiện và phát triển bền vững. Do hạn chế về các nguồn lực phục vụ nghiên cứu, chương trình này mới chỉ tập trung vào 500 tổ chức, doanh nghiệp thuộc các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau của nền kinh tế ở cả 3 miền. Trong đó, nhóm nghiên cứu mới chỉ lựa chọn và tư vấn triển khai KPI cho 30 tổ chức, doanh nghiệp tiêu biểu. Hiện nay, cả nước có hơn 700.000 doanh nghiệp thuộc cả 3 khu vực: kinh tế nhà nước, kinh tế tư nhân, kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài. Do vậy, các nghiên cứu tiếp theo về KPI với nguồn lực lớn hơn nên tiếp tục mở rộng đối tượng thụ hưởng kết quả nghiên cứu, góp phần lan tỏa rộng rãi hơn nữa công cụ này trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

Doanh nghiệp tư nhân TM-DV Tân Thắng Lợi hiện nay là một trong những công ty kinh doanh gỗ hàng đầu tại tỉnh Bình Định. Khởi nghiệp từ vốn góp của 3 thành viên sáng lập, cho đến nay Công ty đã xây dựng được mạng lưới các nhà cung cấp và khách hàng rộng lớn và ổn định. Cùng với quá trình phát triển, lãnh đạo Công ty luôn học hỏi, tìm tòi và tiếp thu các cách thức quản lý mới để vận dụng vào doanh nghiệp. Tuy nhiên, do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm quản lý, quá trình vận hành Công ty với quy mô hiện tại vẫn đang gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là vấn đề tạo động lực cho nhân viên và cách thức tổ chức quản lý để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh. Xuất phát từ thực tiễn đó, lãnh đạo Doanh nghiệp tư nhân TM-DV Tân Thắng Lợi đã quyết định tham gia Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học cấp quốc gia “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” để được tư vấn triển khai ứng dụng công cụ KPI trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ nghiên cứu “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh chủ nhiệm là nhiệm vụ nghiên cứu khoa học thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” được triển khai nhằm phổ biến, hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng công cụ chỉ số hoạt động chính KPI cho hơn 500 tổ chức, doanh nghiệp trên cả nước và hướng dẫn trực tiếp cho 30 doanh nghiệp thiết lập, vận hành KPI.

Quá trình triển khai KPI bước đầu tại Công ty từ nửa cuối năm 2018 đến nửa đầu năm 2019, đã giúp lãnh đạo Công ty và Phòng Kinh doanh phân tích thấu đáo về thực trạng doanh nghiệp, thiết lập mục tiêu và theo dõi kết quả kinh doanh định kỳ thông qua các chỉ số KPI. Từ đó, lãnh đạo Công ty và Phòng Kinh doanh có thể giám sát, kiểm soát về tiến độ thực hiện công việc của nhân viên để kịp thời chỉ đạo và có phương án khắc phục các sự cố phát sinh. Bên cạnh đó, hệ thống KPI là công cụ hữu hiệu để lãnh đạo Công ty và Phòng Kinh doanh đo lường kết quả làm việc của nhân viên một cách công bằng, chính xác và minh bạch. Từ đó, môi trường làm việc trong Công ty có tính cạnh tranh hơn và thúc đẩy tinh thần làm việc tận tụy của từng nhân viên. Chế độ đãi ngộ của Công ty được thay đổi theo hướng tích cực và được nhân viên đánh giá cao.

Bảng 1: Đánh giá một số chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh sau khi triển khai KPI

Kết quả kinh doanh của Công ty cho thấy, doanh thu của Công ty trong 6 tháng cuối năm 2018 và 06 tháng đầu năm 2019 đều có mức tăng trưởng tốt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt. Sự hài lòng của khách hàng cũng được cải thiện và đạt đến mức 95% khách hàng hài lòng với Công ty. Tỷ lệ đơn hàng giao đúng thời gian cũng đạt đến 95% trong 6 tháng đầu năm 2019. Đặc biệt, tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu của Công ty trong 6 tháng cuối năm 2018 và 06 tháng đầu năm 2019 đều đạt khoảng 25%, cao hơn 5% so với mức 20% của 6 tháng đầu năm 2018.

Quá trình tư vấn triển khai ứng dụng KPI tại Doanh nghiệp tư nhân TM-DV Tân Thắng Lợi, đã đạt được thành công ban đầu ở Phòng Kinh doanh, làm nền tảng để doanh nghiệp tiếp tục triển khai đầy đủ hệ thống KPI cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Sự thành công của Doanh nghiệp tư nhân TM-DV Tân Thắng Lợi trong ứng dụng KPI cho thấy rằng sự quyết tâm của lãnh đạo doanh nghiệp là yếu tố then chốt để doanh nghiệp triển khai thành công các công cụ quản trị hiện đại.

Chỉ số KPI (Key Performance Indicators) là công cụ quản trị quan trọng đối với các công ty nhằm ước lượng hiệu quả hoạt động và hướng đến thực hiện các mục tiêu tăng trưởng trong dài hạn. Có thể nói, KPI là một trong những giải pháp giúp các công ty vừa và nhỏ của Việt Nam nâng cao hiệu quả quản trị trong bối cảnh kinh doanh mới. Ý thức được vai trò quan trọng của KPI trong quản lý doanh nghiệp, Công ty TNHH Tam Hiệp Thành đã tham gia đề tài “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018’’ do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh (Đại học Ngoại thương) làm chủ nhiệm.

Công ty TNHH Tam Hiệp Thành xuất phát từ một cơ sở đúc tại Làng Nghề Đúc của huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai. Công ty ngay từ đầu đã định hướng phát triển của mình trở thành một doanh nghiệp đúc phục vụ ngành công nghiệp phụ trợ. Từ khi mới thành lập từ năm 1999 với 10 công nhân là những nông dân trong Làng Nghề, đến nay Công ty đã có được 100 công nhân lành nghề. Sự phát triển của Công ty không chỉ góp phần lưu giữ một nghề truyền thống của địa phương Vĩnh Cửu mà còn góp phần tạo nên một thương hiệu mới cho ngành đúc Việt Nam. Các sản phẩm của Tam Hiệp Thành đã được nhiều nhà sản xuất trong & ngoài nước biết đến và tin dùng. Cùng với sự phát triển của Công ty, đời sống của người lao động tại Công ty đã ổn định và được nâng cao hơn.

Dù có bề dày lịch sử phát triển nhưng do quy mô nhỏ nên Công ty phải đối mặt với nhiều khó khăn. Đội ngũ nhân sự đã được trẻ hóa nhưng còn thiếu kinh nghiệm trong công tác tổ chức, quản trị và điều hành hoạt động hàng ngày nên Công ty gặp không ít khó khăn và phải luôn loay hoay tìm lối đi hiệu quả nhất trong hoạt động.

Bảng 1: Số liệu doanh thu của Công ty và mục tiêu khi áp dụng KPI

Công ty đã có bước chuyển mình mạnh mẽ về công tác quản lý khi bắt đầu áp dụng KPI từ tháng 5/2019. Công ty đã hiểu về KPI, xây dựng được bộ chỉ tiêu đánh giá KPI thí điểm ở Phòng Kinh doanh. Sau mấy tháng nghiên cứu và triển khai, toàn thể lãnh đạo và nhân viên Công ty đã nhận thức được vai trò không thể thiếu của KPI trong quản trị doanh nghiệp. KPI đã tạo động lực cho nhân viên Công ty phấn đấu hơn nữa vì sự phát triển mạnh mẽ và bền vững của Công ty trong tương lai./.

Thành lập năm 2004, Yostyle là công ty sản xuất hàng may mặc chuyên nghiệp, cung cấp các sản phẩm đa dạng về áo thun và tất cả các sản phẩm từ vải thun khác. Năm 2016 Công ty đã đăng ký thương hiệu Arisle, thương hiệu thể thao chuyên nghiệp, định hướng phát triển các dòng sản phẩm theo từng môn thể thao, hiện đang thiếu trên thị trường. sau đó Công ty đã từng bước tập trung nâng cao năng lực quản lý, phát triển thương hiệu; lựa chọn đẩy mạnh hoạt động Marketing và hoạt động quản trị doanh nghiệp, tập trung vào các mắt xích có giá trị hơn, phát triển văn phòng mới, và đẩy mạnh hoạt động thương mại.

Việc xây dựng hệ thống KPI giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị, nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tiến tới mục tiêu mở rộng và phát triển quy mô với phạm vi triển khai gồm Ban Giám đốc và phòng kinh doanh.

Việc khảo sát, tư vấn và xây dựng được diễn ra từ tháng 7 cho đến hết tháng 12.2018, sau đó đưa vào sử dụng chính thức là tháng 01 năm 2019 và liên tục điều chỉnh theo thực thế để KPI có thể hoạt động hiệu quả nhất. Hoạt động đánh giá được thực hiện vào cuối của mỗi quý trong năm. Với việc xác định tư tưởng ngay từ đầu là phải xây dựng hệ thống KPI áp dụng cho toàn công ty một cách bài bản và coi đây là nhiệm vụ trung tâm. Ban lãnh đạo Yostyle đã thành lập ban triển khai KPI bao gồm: chính giám đốc Nguyễn Thanh Xuân là người chủ trì và có sự tham gia của nhân sự là bộ phận hỗ trợ công tác triển khai. Bên cạnh đó là sự hỗ trợ không thể thiếu của đội ngũ tư vấn triển khai của đề tài, cùng với quyết tâm của ban lãnh đạo Yostyle. Sau 06 đợt làm việc chính thức cũng nhiều đợt hỗ trợ doanh nghiệp triển khai, kết thúc năm 2018 Yostyle đã bước đầu xây dựng được hệ thống KPI đầy và đưa vào vận hành năm 2019 bao gồm hệ thống mục tiêu chiến lược và KPI được phân rã từ cấp công ty xuống đến cấp nhân viên.

Từ những mục tiêu chiến lược Yostyle đã cụ thể hóa bằng các chỉ tiêu đo lường KPI và tập trung trọng tâm trọng điểm vào các chỉ tiêu chính cho năm 2019

Để thực hiện được KPI của công ty mỗi phòng ban là một mắt xích quan trọng để giúp KPI đó thành công. Phòng Marketing – kinh doanh được lựa chọn là phòng triển khai thí điểm trước với các mục tiêu tập trung vào tài chính và khách hàng. Sau các buổi làm việc của nhóm đề tài cùng Trưởng phòng kinh doanh và ban lãnh đạo công ty, bộ KPI cấp phòng đã được xây dựng dựa trên KPI cấp công ty và việc phân tích dòng chảy hoạt động của phòng. Phòng Marketing – thương hiệu có các chức năng như: xây dựng và định vị thương hiệu cho công ty, đảm bảo về số lượng và nội dung sản phẩm, cập nhật các xu hướng thời trang, xu hướng khách hàng để công ty, chịu trách nhiệm đối với số lượng hàng hàng tiềm năng đến từ các nguồn khác nhau. Còn Phòng Kinh doanh – dịch vụ khách hàng là mắt xích quan trọng trong quá trình cung cấp dịch vụ. Với mô hình đã triển khai và mô hình chuyển dịch, khối dịch doanh và dịch vụ hướng đến tương tác với khách hàng qua các kênh online, vì vậy thời gian tương tác, phản hồi và năng lực bán hàng được công ty đặt mức độ quan tâm lớn.

Về cơ bản sau 03 tháng ban lãnh đạo Yostyle phối hợp chặt chẽ cùng với nhóm đề tài KPI, công ty đã phân tích và xây dựng một cách bài bản hệ thống KPI từ cấp cao nhất xuống đến nhân viên, kèm theo đó là hệ thống đánh giá, đo lường và quy trình triển khai cụ thể. Và hệ thống đã đi vào vận hành chính thức từ tháng 01- 2019. Với mục tiêu hỗ trợ công ty Yostyle Triển khai thành công KPI trong doanh nghiệp nhóm triển khai đề tài đã tham gia đánh giá KPI cùng doanh nghiệp vào Quý I và Quý II năm 2019. Với đợt đánh giá quý I nhiều chỉ tiêu được điều chỉnh trong đó có 1 số chưa hợp lý và 1 số cần thay đổi với thị trường, tại đợt đánh giá quý II thì mọi thứ dường như đã đi vào ổn định khi nhân viên cùng ban lãnh đạo đi đến sự thống nhất về các chỉ tiêu, các cá nhân tích cực đóng góp cho sự hoàn thiện của hệ thống KPI.

Công tác triển khai ứng dụng KPI tại Công ty Yostyle giúp công ty xây dựng chiến lược từ tầm nhìn và sứ mệnh dài hạn, triển khai những chiến lược trên giấy thành hành động cụ thể và lượng hóa các mục tiêu này thành các chỉ số đo lường. Với mô hình thẻ điểm cân bằng Yostyle đã xây dựng được hệ thống mục tiêu chiến lược cấp công ty cân bằng theo 04 khía cạnh: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi phát triển. Việc này giúp cho công ty có mục tiêu và định hướng rõ ràng, tránh quá tập trung vào tài chính, khách hàng và quên mất phần hệ thống quy trình, hoạt động và đào tạo cán bộ, nhân viên. Việc hoạch định mục tiêu rõ ràng từ hệ thống mục tiêu công ty phân bổ các chỉ tiêu kinh doanh về khối Font office và các chỉ tiêu bổ trợ về khối Back office và từ đó các trưởng bộ phận phân nhỏ xuống đến từng cá nhân. Việc này giúp hình thành cây mục tiêu giúp lãnh đạo có góc nhìn xuyên suốt về hệ thống mục tiêu và các cá nhân luôn biết mình là một mắt xích trong hệ thống, luôn nhìn rõ mục tiêu của mình phục vụ cho mục tiêu nào của doanh nghiệp.

Mục tiêu được giao dài hạn nhưng các chỉ tiêu được Yostyle giao đến từng cá nhân theo từng tháng giúp cho nhân viên luôn hiểu rõ mục tiêu của mình đảm bảo thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Hệ thống đánh giá theo thang điểm 5 bao gồm: Xuất sắc, tốt, trung bình, yếu, kém. Được xây dựng theo hệ thống Yostyle để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, phòng ban. Hàng quý Yostyle thực hiện đánh giá để xếp hạng và tính thưởng cho những nhân viên có kết quả tốt. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên. Khi có những chỉ tiêu chưa phù hợp hoặc không cần thiết Yostyle sẽ chủ động điều chỉnh sao cho phù hợp. Kết quả các chỉ tiêu KPI cụ thể như mức độ hài lòng của khách hàng đạt >90%, doanh thu tăng trưởng so với cùng kỳ năm ngoái.

Ban lãnh đạo tiếp tục sát sao và quyết tâm theo sát dự án đến cùng, sự quyết tâm của ban lãnh đạo là yếu tố thành công then chốt trong công tác triển khai áp dụng KPI giúp công ty năng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và năng lực cạnh tranh.

Năm 2018 Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ Khoa học và Công nghệ) đã giao cho Trường Đại học Ngoại thương chủ trì nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018’’ do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm. Mục tiêu của chương trình là phổ biến, hướng dẫn, nhân rộng áp dụng KPI vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, xây dựng được các mô hình điểm về áp dụng KPI trên toàn quốc. Kết quả triển khai bước đầu của chương trình đã chứng minh tính hiệu quả tại các đơn vị tham gia. Một trong số các doanh nghiệp tiêu biểu là Công ty TNHH Quan Phong, một đơn vị tại tỉnh Đồng Nai chuyên kinh doanh các thiết bị trong ngành đá và kính phục vụ các công trình xây dựng.

Ngay khi mới được thành lập, Công ty TNHH Quan Phong (sau đây gọi tắt là Công ty) đã tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh khá mới mẻ và nhu cầu trên thị trường khá cao. Mặt khác, đội ngũ nhân sự trẻ và năng động hứa hẹn giúp Công ty gặt hái được nhiều thành công phía trước. Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm trong công tác tổ chức, quản trị và điều hành hoạt động hàng ngày nên Công ty gặp không ít khó khăn và phải luôn loay hoay tìm lối đi hiệu quả nhất trong hoạt động. Bên cạnh đó, bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt với sự xuất hiện ngày càng nhiều các đối thủ cạnh tranh đã ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động của Công ty. Chính trong hoàn cảnh đó, lãnh đạo Công ty đã được tiếp cận với chương trình nhân rộng áp dụng công cụ KPI do nhóm tác giả của Trường Đại học Ngoại thương triển khai và được đào tạo, tư vấn kỹ thuật áp dụng. Chỉ qua 3 tháng được chuyển giao kỹ thuật triển khai (Quý IV năm 2018) và bắt đầu áp dụng chính thức từ Quý I năm 2019, Công ty đã có bước chuyển mình mạnh mẽ về hiệu quả hoạt động. Những thay đổi về doanh thu, chi phí và lợi nhuận giữa Quý IV năm 2018 và Quý I năm 2019 đã cho thấy được hiệu quả bước đầu trong việc áp dụng KPI:

Số liệu kinh doanh của Công ty Quý IV năm 2018 và Quý I năm 2019

Đvt: triệu đồng

Phát biểu về thành công bước đầu trong triển khai KPI, anh Nguyễn Phước Tài, Giám đốc Công ty, cho rằng “Trước đây cá nhân tôi cũng đã được nghe nói nhiều về hiệu quả của KPI tại doanh nghiệp nhưng thực sự đây là lần đầu tiên tôi nhận thấy rõ nét về ưu điểm của bộ công cụ này ở chính doanh nghiệp của mình. Công ty có may mắn đã được lựa chọn tham gia chương trình cấp quốc gia về KPI do các Thầy Cô tại Trường Đại học Ngoại thương thực hiện. Anh em trong Công ty phấn khởi lắm. Lãnh đạo và toàn thể nhân viên sẽ tiếp tục áp dụng KPI để đạt được các thành công mới”.

Việc chi trả lương và các khoản thu nhập giờ đây đã gắn liền với hiệu quả công việc của từng nhân viên được xác định thông qua thẻ KPI và đánh giá kết quả công việc định kỳ. Nhìn chung, các nhân viên rất phấn khởi với môi trường làm việc như hiện nay.

Là một công cụ quản trị hiện đại, KPI mang đến cho Công ty nhiều lợi ích trong quá trình quản trị kinh doanh ở các cấp độ quản trị khác nhau từ cấp chiến lược, chiến thuật đến tác nghiệp.

Thứ nhất, KPI giúp Công ty cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược. Từ chiến lược của Công ty là những định hướng chung, Công ty xác định rõ các mục tiêu chiến lược cần đạt được. Kế đến, Công ty phải thực hiện việc áp dụng các công cụ để theo dõi và phân tích xu hướng cũng như khả năng đạt được mục tiêu. KPI chính là công cụ giúp Công ty theo dõi và giám sát các mục tiêu của họ đã đạt được đến đâu. Việc áp dụng KPI trong Công ty chính là quá trình cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược thành các chỉ số đánh giá, và theo dõi sự biến đổi của các chỉ số này để đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu chiến lược.

Thứ hai, KPI giúp Công ty đo lường tốt kết quả kinh doanh. KPI là hệ thống các chỉ tiêu phấn đấu trong từng cấp độ (cấp quản lý các phòng ban cho đến từng cá nhân) trong một khoảng thời gian nhất định nhằm đạt được mục tiêu mà Công ty đã đặt ra. KPI là thước đo lượng hóa mà công ty sử dụng để xác định làm cách nào đáp ứng được các mục tiêu hoạt động và chiến lược.

Thứ ba, KPI giúp Công ty cải thiện quá trình ra quyết định. Với hệ thống KPI, Công ty có thể thu thập thông tin nhanh chóng và gần như tức thời về kết quả hoạt động kinh doanh đang diễn ra. Khi có thông tin đầy đủ, các nhà quản trị có thể phân tích, so sánh hiện trạng hoạt động kinh doanh với chỉ tiêu KPI, với các doanh nghiệp trong ngành, đối thủ cạnh tranh để từ đó có các quyết định phù hợp với hiện trạng.

Thứ tư, KPI giúp Công ty tạo được động lực cho nhân viên. KPI là căn cứ quan trọng để đánh giá năng lực và sự đóng góp của nhân viên đối với kết quả hoạt động chung của Công ty. Từ đó, Công ty có căn cứ xác đáng để thiết lập hệ thống lương, thưởng phù hợp tạo động lực cho nhân viên phấn đấu vì mục tiêu chung của Công ty. Nếu hệ thống lương thưởng không được điều chỉnh phù hợp với nỗ lực nhân viên bỏ ra để đạt được những chỉ số KPI, động lực làm việc và cống hiến của nhân viên sẽ giảm đi rõ rệt, dẫn tới việc kém hiệu quả khi áp dụng KPI.

Thứ năm, KPI giúp Công ty nâng cao hiệu quả tài chính, nâng cao hiệu quả quy trình nội bộ, cải thiện hoạt động đào tạo nhân viên và sự hài lòng của khách hàng. Khi BSC được sử dụng kết hợp với KPI, nhà quản lý có một cái nhìn “cân bằng” và “tổng quát” hơn về hoạt động của Công ty, cho phép nhà quản lý có thể thiết kế hệ thống các chỉ số KPI liên hệ đến từng nhân sự thực hiện trong các bộ phận khác nhau, giúp hệ thống hoá, chuẩn hoá phương pháp đánh giá hiệu quả, năng suất lao động dựa trên mức độ hoàn thành các nhiệm vụ ở tất cả các mặt hoạt động nhằm tạo ra tính bền vững trong hoạt động kinh doanh.

Chỉ số hiệu quả hoạt động chính (KPI – Key Performance Indicators) là công cụ quan trọng trong việc đo lường thực hiện công việc hay đánh giá hiệu quả hoặc kết quả hoạt động của các công ty. Các công ty vừa và nhỏ tại Việt Nam còn khá lúng túng trong việc đánh giá được mức độ hoàn thành của nhân viên và gắn công việc của nhân viên với chiến lược công ty là việc không đơn giản. KPI chính là một trong những giải pháp cho vấn đề đó của các công ty.

Năm 2018, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Bộ Khoa học và Công nghệ đã giao cho Trường Đại học Ngoại thương chủ trì nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018’’ do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm. Mục tiêu của chương trình là phổ biến, hướng dẫn, nhân rộng áp dụng KPI vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, xây dựng được các mô hình điểm về áp dụng KPI trên toàn quốc. Kết quả triển khai bước đầu của chương trình đã chứng minh tính hiệu quả tại các đơn vị tham gia, điển hình như trường hợp của Công ty Cổ phần Huetronics.

Công ty Cổ phần Huetronics được thành lập từ năm 1989, lúc đầu có tên Xí nghiệp liên doanh điện tử Huế (viết tắt là Huetronics), trên cơ sở liên doanh giữa UBND thành phố Huế và Công ty Xuất nhập khẩu Điện tử và Tin học Viettronimex TP Hồ Chí Minh, dưới sự quản lý của UBND thành phố Huế và Liên hiệp Điện tử và Tin học Việt Nam. Năm 1993, Công ty được chuyển đổi thành doanh nghiệp Nhà nước theo Quyết định số 197/QĐ/UBND ngày 23/2/1993 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế có tên gọi là Công ty Điện tử Huế với chức năng, nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh các mặt hàng điện, điện tử, kinh doanh lắp đặt máy vi tính, thiết bị văn phòng, hàng điện cơ, điện lạnh, bếp gas và khí đốt hóa lỏng.

Đến năm 2004, Công ty được chuyển đổi từ mô hình doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty cổ phần theo quyết định số 3749/QĐ-UB ngày 03 tháng 11 năm 2004 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế với tên gọi là Công ty Cổ phần Huetronics. Lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty hiện nay là sản xuất, gia công lắp ráp các linh kiện điện tử; sản xuất, chế tạo các sản phẩm dựa trên nền tảng công nghệ siêu âm; và sản xuất các sản phẩm ứng dụng công nghệ nano cho nuôi trồng thuỷ sản. Ngoài ra, Công ty còn phân phối sản phẩm điện tử, điện lạnh và cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin.

Dù có bề dày lịch sử phát triển nhưng do là một công ty có quy mô nhỏ ở tỉnh thành không phát triển mạnh về sản xuất công nghiệp nên Huetronics phải đối mặt với nhiều khó khăn. Đội ngũ nhân sự dù đã được trẻ hóa nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác tổ chức, quản trị và điều hành hoạt động hàng ngày nên Công ty gặp không ít khó khăn và phải luôn loay hoay tìm lối đi hiệu quả nhất trong hoạt động. Bên cạnh đó, bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt với sự xuất hiện ngày càng nhiều các đối thủ cạnh tranh đã ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động của Công ty.

Năm 2018, lãnh đạo Công ty đã được tiếp cận với chương trình nhân rộng áp dụng công cụ KPI do nhóm tác giả của Trường Đại học Ngoại thương triển khai và được đào tạo, tư vấn kỹ thuật áp dụng. Bước đầu, việc triển khai áp dụng cho Phòng kinh doanh của Công ty tại trụ sở chính ở Thành phố Huế. Đây cũng là bộ phận quản lí doanh số của các chi nhánh trên cả nước của Công ty.

Sau 6 tháng được chuyển giao kỹ thuật triển khai (từ tháng 3/2018 đến hết tháng 8/2018), Công ty đã có bước chuyển mình mạnh mẽ về công tác quản lý. Thành công lớn nhất bước đầu là Công ty đã xây dựng được bộ chỉ tiêu KPI về mảng Kinh doanh điện tử ở cả 3 cấp bao gồm Phó Giám đốc phụ trách Kinh doanh, Trưởng phòng Kinh doanh và nhân viên phòng Kinh doanh.

Tăng trưởng doanh thu hàng điện tử của Công ty khi áp dụng KPI từ quý III/2018

ĐVT: triệu VNĐ

(Nguồn: Công ty Cổ phần Huetronics, tháng 6/2019)

Kể từ khi đánh giá kết quả thực hiện hoạt động kinh doanh hàng điện tử theo KPI từ quý III/2018, Công ty đã nâng cao hiệu quả kinh doanh, đạt mức tăng trưởng doanh thu 12-15% hàng quý so với mục tiêu 10%. Ngoài ra, Công ty quản trị hoạt động tốt hơn, không chỉ doanh thu tăng mà tỷ lệ nợ quá hạn cũng giảm xuống đáng kể. Chính điều đó đã khuyến khích Công ty mở rộng áp dụng KPI cho toàn bộ hoạt động của Công ty trong thời gian tới nhằm tăng doanh thu, cắt giảm chi phí sản xuất, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường và góp phần phát triển đội ngũ nhân sự đoàn kết, gắn bó với Công ty./.

Kể từ năm thành lập đến nay, Công ty Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kiệt Thành không ngừng phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực bao bì nhựa. Công ty ngày càng chú trọng đầu tư máy móc, trang thiết bị và mở rộng nhà xưởng phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển nhanh chóng về quy mô sản xuất kinh doanh, lãnh đạo Công ty nhận thấy rằng kinh nghiệm là chưa đủ để vận hành và phát triển hoạt động kinh doanh bền vững. Thực tiễn quản trị kinh doanh trên quy mô ngày càng lớn tại Công ty cho thấy cách thức quản lý cũ không còn phù hợp với quy mô hiện tại, quá trình hoạch định chiến lược và hệ thống đánh giá nhân viên đang là thách thức lớn với doanh nghiệp. Vì vậy, lãnh đạo Công ty đã quyết định tham gia chương trình “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” do PGS, TS Nguyễn Xuân Minh chủ nhiệm. Đây là đề tài Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” với mục tiêu phổ biến, hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng công cụ chỉ số hoạt động chính KPI cho hơn 500 tổ chức, doanh nghiệp trên cả nước.

Qua quá trình được đào tạo, tư vấn triển khai KPI, lãnh đạo Công ty đã có thêm nhiều kiến thức, kỹ năng về xác định chiến lược, xác lập mục tiêu kinh doanh và ứng dụng hiệu quả trong thực tiễn. Hệ thống KPI mặc dù bước đầu được thiết lập ở Phòng Kinh doanh nhưng đã giúp cho Công ty có được một công cụ hữu hiệu để đánh giá kết quả làm việc của từng nhân viên và cả đơn vị một cách rõ ràng, cụ thể trên quy mô rộng lớn. Các chỉ tiêu KPI đều được thiết lập gắn liền với các mục tiêu kinh doanh của Công ty ở cả 4 khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và đào tạo. Quá trình triển khai KPI cũng đã giúp cho nhân viên có định hướng làm việc rõ ràng hơn và được đánh giá dựa trên các chỉ tiêu KPI đã được giao. Vì vậy, nhân viên có thể chủ động sắp xếp công việc một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, trong một số trường hợp vì áp lực đạt được KPI trước kỳ đánh giá, việc hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy, Công ty cần bổ sung thêm các chỉ tiêu đánh giá về tính hỗ trợ của nhân viên.

Đánh giá một số chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh sau khi triển khai KPI

Về năng suất, sau thời gian triển khai ứng dụng KPI thí điểm tại Phòng Kinh doanh, các mục tiêu của Công ty đặt ra cho Phòng Kinh doanh đã được hoàn thành đúng tiến độ. Tăng trưởng doanh thu luôn duy trì ở mức trên 100% và không có phản hồi tiêu cực nào từ khách hàng đối với tỷ lệ khách hàng hài lòng trong 6 tháng cuối 2018 và 6 tháng đầu 2019 đạt 100%. Tỷ lệ đơn hàng được giao đúng thời gian cũng có xu hướng tăng, đạt 96% trong 6 tháng đầu 2019, nguồn nguyên liệu đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất và tỷ lệ khách hàng quay lại là 97%. Công ty cũng đã bắt đầu liên hệ và đàm phán được với nhiều đối tác tiềm năng trong nước để phát triển hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, 100% nhân viên đảm bảo tuân thủ đúng quy định về trang phục và giờ làm việc và nhân viên kinh doanh đã được đào tạo bài bản về kỹ năng tìm kiếm đối tác, thâm nhập thị trường xuất khẩu, giao tiếp với khách hàng.

Bên cạnh đó, trình độ hệ thống quản trị của doanh nghiệp đã được cải thiện đáng kể, lãnh đạo doanh nghiệp đã không còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình theo dõi hoạt động của các đơn vị trực thuộc như trước đây. Hệ thống KPI được thiết lập dựa trên nguyên tắc đồng thuận và được giao cho các phòng và trên cơ sở đó mỗi phòng có kế hoạch hoạt động phù hợp, chủ động để đạt được mục tiêu.

Hệ thống KPI tại Phòng Kinh doanh được vận hành đã mang đến cho Công ty những kiến thức, kỹ năng cần thiết và đúng thời điểm để nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp trong giai đoạn mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Những kinh nghiệm trong bước đầu triển khai sẽ là nền tảng để Công ty tiếp tục hoàn thiện và nhân rộng cho tất cả các đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo hướng bền vững. Những kết quả triển khai ứng dụng KPI tại Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kiệt Thành đã nhận được sự ủng hộ và tham gia nhiệt tình của lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên Phòng Kinh doanh. Với những kết quả đạt được quan trọng trong quá trình áp dụng công cụ KPI, Công ty đánh giá cao hiệu quả của việc áp dụng công cụ này trong quá trình nâng cao chất lượng, năng suất, hiệu quả, giúp Công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn nữa.

Trong khuôn khổ nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018’’ Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Bộ Khoa học và Công nghệ đã giao cho Trường Đại học Ngoại thương chủ trì và PGS, TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm, nhóm nghiên cứu tiếp tục mở rộng chương trình phổ biến hướng dẫn, nhân rộng áp dụng KPI vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, xây dựng thêm được các mô hình điểm về áp dụng KPI trên toàn quốc. Tại địa bàn tỉnh Đồng Nai, sau thời gian đào tạo và tư vấn áp dụng, chương trình đã nhận được phản hồi tích cực từ một đơn vị trong ngành dịch vụ, đó là Công ty TNHH Thông Quan, một doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải, khai thuê hải quan, dịch vụ xuất nhập khẩu trong ngành logistics. Việc áp dụng bộ chỉ số KPI thực sự đã mang lại cho Công ty sự mới mẻ trong công tác quản trị nhân sự và tổ chức các hoạt động theo hướng thực chất và hiệu quả hơn.

Được thành lập cách đây hơn 10 năm, Công ty TNHH Thông Quan (sau đây gọi tắt là Công ty) đã tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh còn mới mẻ trên thị trường Việt Nam lúc bấy giờ là lĩnh vực logistics. Cùng với quyết tâm cao của lãnh đạo Công ty và sự cố gắng của tập thể nhân sự trẻ trung, đầy nhiệt huyết, Công ty đã giành được những thành tựu nổi bật tại địa bàn tỉnh Đồng Nai, một tỉnh thuộc Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam và có hoạt động xuất nhập khẩu rất sôi động. Tuy nhiên, sau 10 năm xây dựng, Ban Giám đốc Công ty nhận thấy mô hình hiện hành vốn đã giúp Công ty từng gặt hái được nhiều thành công bây giờ đã có dấu hiệu phát triển chững lại. Công ty cần phải tìm ra một mô hình quản trị mới với đặc thù là một đơn vị chuyên về cung cấp dịch vụ và quy mô nhân sự đã lên đến gần 40 người. May mắn cho Công ty là chính trong hoàn cảnh như vậy, lãnh đạo Công ty đã được tiếp xúc với những người đang thực hiện chương trình nhân rộng áp dụng công cụ KPI từ Trường Đại học Ngoại thương. Qua quá trình tham gia đào tạo và được tư vấn triển khai trong hai tháng 6 và 7/2018, Ban Giám đốc Công ty nhận thấy việc áp dụng KPI chính là chìa khóa giúp Công ty tháo gỡ nút thắt hiện tại, giải phóng được năng lượng dồi dào từ đội ngũ nhân sự và hướng đến các mục tiêu phát triển mới. Chỉ qua 6 tháng bước đầu xây dựng và áp dụng KPI (triển khai từ tháng 10/2018 và áp dụng chính thức từ tháng 01/2019), không khí làm việc tại Công ty đã có sự thay đổi tích cực. Số liệu thống kê về tình hình kinh doanh cũng đã thể hiện được hiệu quả của công cụ KPI tại Công ty.

Số liệu kinh doanh của Công ty Quý IV năm 2018 và Quý I năm 2019

Đvt: triệu đồng, %

(Nguồn: Phòng Kinh doanh, Công ty Thông Quan)

Thành công lớn nhất hiện nay là toàn thể lãnh đạo và nhân viên Công ty đã nhận thấy được vai trò không thể thiếu của KPI với ý nghĩa là bộ công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả và muốn áp dụng triệt để. Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc và từng phòng ban đã được tổ chức và sắp xếp lại theo hướng rõ ràng và phù hợp. Mục tiêu chung của Công ty trong cả ngắn hạn và dài hạn được xác định rõ ràng và được cụ thể hóa thành mục tiêu của từng bộ phận và đến từng cá nhân trong mỗi bộ phận. Theo định kỳ, việc đánh giá kết quả công việc gắn với mục tiêu trong thẻ KPI ở cả cấp Công ty, cấp phòng ban và cấp nhân viên. Phát biểu về thành công bước đầu trong triển khai KPI, anh Đặng Văn Điềm, Giám đốc Công ty, vui mừng cho biết “Trước đây tôi cũng đã được tham gia nhiều khóa đào tạo có đề cập đến KPI và hiệu quả KPI tại doanh nghiệp nhưng qua lần đầu tiên áp dụng với sự hướng dẫn của các Thầy Cô đến từ Trường Đại học Ngoại thương, tôi mới nhận thấy rõ nét hết về ưu điểm của bộ công cụ này ở chính doanh nghiệp của mình. Việc được lựa chọn tham gia chương trình này là một may mắn đối với Công ty vì diễn ra đúng vào thời điểm Công ty cần nhất để chuẩn bị cho các bước phát triển mới. Lãnh đạo và toàn thể nhân viên Công ty sẽ tiếp tục áp dụng KPI ngày càng sâu sắc hơn trên con đường phát triển mới”.

Môi trường làm việc với sự hiện diện của KPI đã giúp bố trí đúng người, đúng việc và phát huy được năng lực cá nhân của mỗi nhân viên để đóng góp vào sự phát triển chung. Việc chi trả lương thưởng gắn liền với hiệu quả công việc đã giúp người lao động rất phấn khởi. Chị Lưu Thị Hải Phượng, Trưởng Phòng Nhân sự – IT của Công ty chia sẻ “Làm công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự tại Công ty đã một thời gian nhưng đây là lần đầu tiên cá nhân tôi cảm nhận rõ sự thay đổi tích cực trong môi trường làm việc. Việc áp dụng KPI đã giúp Công ty phát huy hết thế mạnh của người lao động. Mỗi sự cố gắng của anh chị em vì sự phát triển chung của Công ty luôn được ghi nhận xứng đáng. Đây mới chỉ là thành công bước đầu và chúng tôi chắc chắn sẽ tiếp tục tận dụng tốt hơn nữa bộ công cụ KPI để đạt được các mục tiêu dài hạn hơn. Lĩnh vực logistics hiện nay cạnh tranh rất gay gắt nhưng chúng tôi tin tưởng rằng với hướng đi mới này, Công ty sẽ tiếp tục thành công”./.

Với mong muốn phổ biến kiến thức, chuyển giao công nghệ cho cộng đồng doanh nghiệp trong quá trình triển khai ứng dụng thẻ điểm cân bằng (BSC) và chỉ số hoạt động chính (KPI), Trường Đại học Ngoại thương đã tổ chức chuỗi Hội thảo với chủ đề “BSC & KPI: Kinh nghiệm triển khai tại các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam” tại Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Quảng Nam, Hải Phòng và Hà Nội. Đây là chuỗi hội thảo chuyên đề nhằm phổ biến, hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng công cụ chỉ số hoạt động chính KPI cho gần 500 tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam thuộc Chương trình “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” cấp quốc gia do PGS. TS Nguyễn Xuân Minh, Giám đốc Cơ sở II Trường Đại học Ngoại Thương làm chủ nhiệm đề tài.

Đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động có vai trò rất quan trọng và không thể thiếu trong bất kì một tổ chức nào, là cơ sở để đưa ra các quyết định chiến lược về nhân sự và định hướng phát triển lâu dài cho tổ chức. Bởi vì, đánh giá hiệu quả làm việc sẽ cung cấp các thông tin phản hồi về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên so với kỳ vọng và mục tiêu đã đề ra, giúp nhà quản lý phát hiện tiềm năng và nhu cầu phát triển của mỗi cá nhân, từ đó giúp nhân viên có định hướng nghề nghiệp và xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp trong tương lai. Đồng thời, kết quả đánh giá nhân viên cũng chính là cơ sở để hoạch định nguồn nhân lực, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định về nhân sự một cách hợp lý như: quyết định về thi đua khen thưởng; điều động, luân chuyển và thăng tiến nhân sự; tổ chức đào tạo để nâng cao năng lực và kiến thức chuyên môn; quy hoạch cán bộ cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào đặc điểm ngành nghề, quy mô tổ chức, các tổ chức có thể lựa chọn những công cụ khác nhau để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của người lao động. KPI (Key Performance Indicators) hiện là công cụ đánh giá đã được áp dụng rất phổ biến và hiệu quả trong các tổ chức trên khắp thế giới, và đang có xu hướng sử dụng rộng rãi tại Việt Nam. Hiện tại, KPI được áp dụng cho nhiều loại công việc trong nhiều ngành nghề khác nhau, trong đó có giáo dục.

Hiện tại, trong bối cảnh mở cửa nền kinh tế, các cơ sở giáo dục đang có sự cạnh tranh rất mạnh mẽ. Căn cứ những đặc điểm cơ bản về năng lực cạnh tranh, các cơ sở giáo dục công lập thường có lợi thế hơn về tài chính, năng lực quản lý, chất lượng dịch vụ, định vị thương hiệu, hệ thống mạng lưới, trình độ công nghệ, …. Trong khi đó, để có thể trụ vững và phát triển trước sức ép gay gắt và sự cạnh tranh khốc liệt, các cơ sở giáo dục ngoài công lập cần có một nền tảng vững chắc và định hướng quản trị đúng đắn, đặc biệt là nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.

Trường Đại học Phan Thiết là một trường đại học tư thục trong hệ thống giáo dục và đào tạo của Việt Nam. Do đó, Trường Đại học Phan Thiết cũng chịu tác động và áp lực từ việc cạnh tranh trên thị trường trong quá trình hội nhập toàn cầu. Thấu hiểu được những vấn đề quan trọng trên, trong những năm gần đây, Trường Đại học Phan Thiết cũng đã nghiên cứu và áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả hoạt động của mình.

Một số chỉ tiêu tiêu biểu của Trường Đại học Phan Thiết:

(Nguồn: Phòng Đào tạo)

Trường Đại học Phan Thiết được thành lập theo Quyết định số 394/2009/QĐ -TTg, ngày 25 tháng 3 năm 2009, của Thủ tướng Chính phủ. Trường Đại học Phan Thiết là trường Đại học đầu tiên và duy nhất tại tỉnh Bình Thuận, là trung tâm đào tạo nguồn nhân lực với tôn chỉ “Cơ sở vật chất – Phương pháp đào tạo – Chăm sóc sinh viên”.

Để hoạt động ổn định trong lĩnh vực đào tạo giáo dục, Trường Đại học Phan Thiết đã phát huy tốt một số điểm mạnh của mình như:

Trường đã xây dựng được môi trường văn hóa kỷ luật: “Suy nghĩ kỷ luật – Hành động kỷ luật – Con người kỷ luật” với việc xác định cụ thể tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi cũng như mục đích phát triển của mình. Điều này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định chiến lược, định hướng phát triển dài hạn của nhà trường.

Trường là cơ sở đào tạo cao đẳng, đại học đào tạo đa ngành và đa lĩnh vực, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ chất lượng cao đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội trong tiến trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước và hội nhập quốc tế.

Bên cạnh các phòng học và khối làm việc khang trang hiện đại; khu thể thao đã được nhà trường quan tâm, trường cũng quy tụ được đội ngũ giảng viên gồm những thạc sĩ, tiến sĩ, PGS, GS có kinh nghiệm từ TP. HCM đến giảng dạy. Trải qua 0810 năm từ khi thành lập, Trường Đại học Phan Thiết đã có những bước phát triển nhanh về số lượng và chất lượng trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị mà nhà trường đã đặt ra. Hiện nay, trường đã đào tạo cho hơn 1500 sinh viên tốt nghiệp cử nhân và 100 thạc sĩ chuyên ngành QTKD. Tỉ lệ sinh viên có việc làm ngay khi tốt nghiệp chiếm trên 85%.

Để tối ưu hóa hoạt động cũng như hoạch định một chiến lược phát triển hiệu quả, nhóm phân tích trường ĐH Ngoại Thương CSII đã áp dụng phân tích SWOT, mô hình 5S và từ đó đề xuất, triển khai hệ thống KPI&BSC đối với khoa Quản trị kinh doanh Trường Đại học Phan Thiết.

Kết hợp với bản đồ chiến lược và dòng chảy chức năng, nhóm phân tích đã hệ thống được bộ tiêu chí KPIs cấp trường và tiếp tục thực hiện việc phân tích chức năng nhiệm vụ để đưa ra các mục tiêu theo chức năng nhiệm vụ và hình thành lên KPI theo chức năng nhiệm vụ (KPIf) cho Khoa Quản trị Kinh doanh.

Việc triển khai và đánh giá theo hệ thống các tiêu chí này trước mắt sẽ giúp nhà trường xây dựng kế hoạch hoạt động giai đoạn cuối năm 2018 với các mục tiêu cụ thể như: nâng cao chất lượng đầu vào, chất lượng đầu ra, chất lượng giảng dạy, quy mô đào tạo… Đây là những hoạt động cụ thể hóa cho các chiến lược phát triển trong ngắn hạn của nhà trường với mức độ tận dụng cơ hội, phát huy điểm mạnh.

Trong dài hạn, hệ thống KPI sẽ giúp cho tổ chức đang triển khai và sẽ triển khai hệ thống đánh giá hiệu suất, giúp các đơn vị giảm thời gian và công sức đi xây dựng các mục tiêu và chỉ tiêu đo lường. Mục tiêu trong giai đoạn cuối 2018 – đầu 2019 của Trường Đại học Phan Thiết sẽ gồm các hành động nhằm khắc phục điểm yếu, tận dụng các cơ hội để tạo bước ngoặt phát triển: đáp ứng tốt hơn nhu cầu của nhà tuyển dụng và sinh viên, nâng cao và phát triển nguồn nhân lực … Đây là những công tác cần nhiều thời gian thực hiện hơn nhưng mang lại hiệu quả lâu dài, góp phần tạo lập sự phát triển bền vững. Có thể thấy, việc triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI mang lại những tác động tích cực đối với không chỉ nhận thức của lãnh đạo về tình hình nhà trường mà còn góp phần tối ưu hóa hiệu quả giảng dạy, hoạch định kế hoạch và chiến lược trong ngắn hạn, dài hạn đối với Trường Đại học Phan Thiết.